Datenschutzerklärung Stand: 01.06.2026 Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unserer Website, unseren KI-Agenten, unseren digitalen Leistungen und der Kommunikation mit Interessenten und Kunden verarbeiten. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website AIDEN.AE sowie für die darüber angebotenen Leistungen, insbesondere KI Voice Agents, KI Social Media Agents und individuelle KI-Automatisierungen. 1. Verantwortlicher Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist: AIDEN.AE Dubai Branch Building Al Mankhool Area, Bur Dubai Makani No.: 28511194466 Dubai United Arab Emirates Vertreten durch: Dr. Irena Schindler E-Mail:info@aiden.ae Telefon: +971 56 115 5278 Rechtlicher Firmenname: AIDEN AIO ARTIFICIAL INTELLIGENCE DEVELOPING SERVICES L.L.C Lizenznummer / Trade Licence No.: 1493367 Registrierungsbehörde: Gouvernment of Dubai 2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb unserer Website, die Kommunikation mit Interessenten und Kunden, die Bereitstellung unserer Leistungen, die Vertragserfüllung, die technische Sicherheit, die Abrechnung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu können zum Beispiel Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Kommunikationsinhalte, Gesprächsdaten, Nutzungsdaten oder technische Informationen gehören. Unsere Leistungen richten sich überwiegend an Unternehmen, Selbstständige, Praxen, Dienstleister, Organisationen und gewerbliche Kunden im DACH-Markt sowie in den Vereinigten Arabischen Emiraten. 3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Sofern die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union Anwendung findet, verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erteilt wurde Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir rechtlich zur Verarbeitung verpflichtet sind Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist Für Kunden und Nutzer in den Vereinigten Arabischen Emiraten erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren Datenschutzbestimmungen der UAE, insbesondere dem UAE Personal Data Protection Law, soweit dieses Anwendung findet. 4. Erhebung von Daten beim Besuch der Website Beim Besuch unserer Website können automatisch technische Daten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere: IP-Adresse Datum und Uhrzeit des Zugriffs aufgerufene Seiten Browsertyp und Browserversion verwendetes Betriebssystem Referrer-URL Hostname des zugreifenden Rechners technische Protokolldaten Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und missbräuchliche Nutzung zu verhindern. 5. Kontaktaufnahme Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Buchungstool, Chat oder über andere Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten. Dazu können gehören: Name Unternehmen E-Mail-Adresse Telefonnummer Anliegen Nachrichtentext Terminwünsche technische Kommunikationsdaten Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Vorbereitung eines Angebots, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Kommunikation im Rahmen bestehender Kundenbeziehungen. 6. Terminbuchung und Beratungsgespräche Wenn Sie einen Termin mit uns buchen, können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für die Terminvereinbarung erforderlich sind. Dazu können gehören: Name Unternehmen E-Mail-Adresse Telefonnummer gewünschter Termin Thema des Gesprächs Meeting-Link Kalenderdaten Sofern Drittanbieter für Terminbuchung, Videokonferenzen oder Kalenderintegration genutzt werden, gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. 7. Nutzung unserer KI Voice Agents Bei Nutzung eines AIDEN KI Voice Agents können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die während eines Telefonats oder einer sprachbasierten Kommunikation entstehen. Dazu können gehören: Telefonnummer Name, sofern genannt Unternehmen, sofern genannt Anliegen des Anrufers Gesprächsinhalte Terminwünsche Rückrufwünsche Service- oder Supportinformationen technische Verbindungsdaten Transkripte oder Zusammenfassungen, sofern aktiviert Die Verarbeitung dient dazu, Anrufe entgegenzunehmen, Anliegen zu erfassen, Informationen bereitzustellen, Termine vorzubereiten, Rückrufwünsche aufzunehmen, Leads zu qualifizieren oder Kundenserviceprozesse zu unterstützen. Sofern Gespräche aufgezeichnet oder transkribiert werden, erfolgt dies nur nach Maßgabe der jeweils anwendbaren gesetzlichen Anforderungen. Der jeweilige Kunde ist dafür verantwortlich, Anrufer ordnungsgemäß zu informieren und, soweit erforderlich, Einwilligungen einzuholen. AIDEN Voice Agents sind nicht für Notrufe, medizinische Notfallentscheidungen oder sicherheitskritische Kommunikation vorgesehen. 8. Nutzung unserer KI Social Media Agents Bei Nutzung eines AIDEN KI Social Media Agents können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für Content-Erstellung, Planung, Freigabe, Veröffentlichung, Analyse oder Kommunikation erforderlich sind. Dazu können gehören: Unternehmensinformationen Ansprechpartnerdaten Markenunterlagen Social-Media-Profile Inhalte, Bilder, Texte und Kampagnendaten Freigaben und Kommentare Performance-Daten Nachrichten oder Reaktionen, soweit angebunden Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung, Planung, Optimierung und Unterstützung von Social-Media-Inhalten und Kampagnen. Der Kunde bleibt verantwortlich für die Prüfung und Freigabe von Inhalten, insbesondere wenn personenbezogene Daten, Kundenbilder, Mitarbeiterdaten, Gesundheitsdaten, sensible Informationen oder Inhalte Dritter verwendet werden. 9. Individuelle KI-Automatisierungen Bei individuellen KI-Automatisierungen können je nach Projekt verschiedene Datenarten verarbeitet werden. Dazu können gehören: Kundendaten Leads Kommunikationsdaten Kalenderdaten CRM-Daten Supportanfragen E-Mail-Inhalte Prozessdaten Dokumente Wissensdatenbanken interne Unternehmensinformationen Der genaue Umfang der Verarbeitung ergibt sich aus dem jeweiligen Projekt, Angebot, Vertrag oder der technischen Konfiguration. Soweit AIDEN personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, kann eine separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung oder eine vergleichbare Datenschutzvereinbarung erforderlich sein. 10. KI-Systeme und EU AI Act Die von AIDEN angebotenen KI-Produkte werden mit dem Anspruch entwickelt, konfiguriert und betrieben, die Anforderungen des EU AI Act einzuhalten, soweit diese auf die jeweilige Leistung, den jeweiligen Markt und den konkreten Einsatzzweck anwendbar sind. AIDEN achtet insbesondere auf: Transparenz beim Einsatz von KI nachvollziehbare Systemzwecke klare Rollen zwischen Anbieter, Kunde und Nutzer menschliche Überprüfung und Freigabe, soweit erforderlich Schutz personenbezogener Daten Vermeidung unzulässiger oder missbräuchlicher Nutzung technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen Dokumentation relevanter Datenflüsse und Prozesse Wenn Nutzer direkt mit einem KI-System interagieren, soll dies transparent und verständlich erkennbar gemacht werden, soweit dies gesetzlich erforderlich ist. KI-generierte Inhalte können Fehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Deshalb sind Kunden verpflichtet, KI-generierte Inhalte vor externer Nutzung zu prüfen, insbesondere bei rechtlichen, medizinischen, finanziellen, regulierten oder sensiblen Themen. 11. Cookies und vergleichbare Technologien Unsere Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät gespeichert werden. Sie können erforderlich sein, um die Website technisch bereitzustellen, Einstellungen zu speichern, Sicherheit zu gewährleisten, Nutzungsverhalten zu analysieren oder Marketingmaßnahmen zu unterstützen. Wir unterscheiden insbesondere zwischen: technisch erforderlichen Cookies funktionalen Cookies Analyse-Cookies Marketing-Cookies Technisch erforderliche Cookies können ohne Einwilligung eingesetzt werden, sofern sie für den Betrieb der Website notwendig sind. Analyse- und Marketing-Cookies werden nur verwendet, wenn hierfür eine Einwilligung vorliegt, soweit eine solche gesetzlich erforderlich ist. Details zu eingesetzten Cookies, Laufzeiten und Anbietern sollten in einem separaten Cookie-Banner oder einer Cookie-Übersicht dargestellt werden. 12. Analyse- und Marketingtools Soweit auf unserer Website Analyse- oder Marketingtools eingesetzt werden, erfolgt dies zur Verbesserung der Website, zur Auswertung von Reichweiten, zur Optimierung von Kampagnen oder zur gezielten Ansprache von Interessenten. Mögliche Anbieter können zum Beispiel Webanalyse-, Tracking-, Werbe- oder Social-Media-Plattformen sein. Der konkrete Einsatz solcher Tools erfolgt nur im Rahmen der jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorgaben und, soweit erforderlich, auf Grundlage einer Einwilligung. 13. Newsletter und werbliche Kommunikation Wenn Sie sich für einen Newsletter, Produktinformationen oder werbliche Kommunikation anmelden, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten zum Versand entsprechender Informationen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sofern wir Bestandskunden per E-Mail über ähnliche eigene Leistungen informieren, erfolgt dies nur im Rahmen der jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorgaben. 14. Zahlungs- und Abrechnungsdaten Bei kostenpflichtigen Leistungen verarbeiten wir Daten, die für Angebotserstellung, Vertragsschluss, Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung erforderlich sind. Dazu können gehören: Name Unternehmen Rechnungsadresse E-Mail-Adresse Zahlungsdaten Vertragsdaten Tarifinformationen Nutzungsdaten Steuerinformationen VAT- oder Umsatzsteuerdaten Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Anbieter ist Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, sowie je nach Region weitere Unternehmen der Stripe-Gruppe. Wenn Sie eine Zahlung über Stripe vornehmen, werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an Stripe übermittelt. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten, IP-Adresse sowie weitere technische Daten gehören. Stripe verarbeitet diese Daten zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und zur Bereitstellung seiner Zahlungsdienste. Für die Verarbeitung durch Stripe gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Stripe. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags, zur Durchführung der Zahlungsabwicklung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten Zahlungsabwicklung. 15. Empfänger personenbezogener Daten Personenbezogene Daten können an Dienstleister, technische Anbieter oder Geschäftspartner weitergegeben werden, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich ist. Dazu können gehören: Hostinganbieter IT-Dienstleister Telefonieanbieter KI-Infrastruktur-Anbieter Automatisierungstools CRM- und Kalenderanbieter E-Mail- und Kommunikationsdienste Zahlungsdienstleister,insbesondere Stripe Buchhaltung und Steuerberatung Rechtsberatung Social-Media-Plattformen Analyse- und Marketinganbieter Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies erforderlich, rechtlich zulässig oder vom Kunden beauftragt ist. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir geeignete Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung oder vergleichbare Datenschutzvereinbarungen ab, soweit gesetzlich erforderlich. 16. Internationale Datenübermittlung AIDEN ist in den Vereinigten Arabischen Emiraten ansässig und bietet Leistungen für Kunden im DACH-Markt und in den UAE an. Im Rahmen der Leistungserbringung kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz kommen. Dies kann insbesondere die UAE, die USA oder andere Länder betreffen, in denen eingesetzte Dienstleister, technische Anbieter oder Infrastrukturpartner ansässig sind. Soweit die DSGVO Anwendung findet, erfolgen internationale Datenübermittlungen nur auf Grundlage geeigneter Schutzmaßnahmen, zum Beispiel Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln, vertraglichen Datenschutzvereinbarungen, technischen Sicherheitsmaßnahmen oder einer Einwilligung, soweit erforderlich. 17. Speicherdauer Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Ansprüche geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden müssen oder berechtigte Geschäftsinteressen bestehen. Typische Speicherfristen betreffen insbesondere: Vertrags- und Rechnungsdaten steuerliche und buchhalterische Unterlagen Support- und Kommunikationsdaten technische Protokolldaten Projektdokumentation Nachweise über Einwilligungen Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere rechtliche Grundlage für die Speicherung besteht. 18. Datensicherheit Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu können gehören: Zugriffsbeschränkungen Passwortschutz Verschlüsselung, soweit angemessen sichere Übertragungswege Rollen- und Rechtekonzepte Protokollierung regelmäßige technische Überprüfung sorgfältige Auswahl von Dienstleistern Vertraulichkeitsverpflichtungen Trotz aller Schutzmaßnahmen kann keine vollständig risikofreie Datenübertragung über das Internet garantiert werden. 19. Rechte betroffener Personen Soweit die DSGVO oder vergleichbare Datenschutzgesetze Anwendung finden, haben betroffene Personen je nach Rechtslage insbesondere folgende Rechte: Recht auf Auskunft Recht auf Berichtigung Recht auf Löschung Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Recht auf Datenübertragbarkeit Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen Recht auf Widerruf einer Einwilligung Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter info@aiden.ae kontaktieren. 20. Widerruf von Einwilligungen Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. 21. Widerspruch gegen Direktwerbung Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Nach einem Widerspruch werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Direktwerbung verwenden. 22. Datenverarbeitung im Auftrag unserer Kunden Bei bestimmten Leistungen verarbeitet AIDEN personenbezogene Daten nicht als eigener Verantwortlicher, sondern im Auftrag des jeweiligen Kunden. Dies kann insbesondere bei Voice Agents, Social Media Agents, CRM-Anbindungen, Supportprozessen oder individuellen Automatisierungen der Fall sein. In diesen Fällen entscheidet der Kunde über Zweck und Mittel der Verarbeitung. AIDEN verarbeitet die Daten nach den Weisungen des Kunden. Soweit erforderlich, wird hierfür eine separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung oder eine vergleichbare Vereinbarung geschlossen. 23. Verantwortung des Kunden Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die durch ihn bereitgestellten Daten rechtmäßig erhoben, verarbeitet und an AIDEN übermittelt werden dürfen. Der Kunde ist außerdem dafür verantwortlich, betroffene Personen, insbesondere eigene Kunden, Anrufer, Mitarbeiter oder Interessenten, über den Einsatz von KI-Systemen, Datenverarbeitung, Telefonieprozesse, Aufzeichnungen oder Automatisierungen zu informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist. 24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Leistungen, eingesetzte Technologien, rechtliche Anforderungen oder interne Prozesse ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar. 25. Kontakt für Datenschutzanfragen Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: AIDEN.AE Dr. Irena Schindler Dubai Branch Building Al Mankhool Area, Bur Dubai Makani No.: 28511194466 Dubai United Arab Emirates E-Mail: info@aiden.ae Telefon: +971 56 115 5278